Trong quá trình hoạt động, hợp tác xã có thể phát sinh nhu cầu thay đổi người đại diện theo pháp luật do nhiều nguyên nhân như tái cơ cấu tổ chức, chuyển giao quyền quản lý hoặc theo đề xuất của các thành viên. Do đó, hợp tác xã cần thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện đảm bảo tính hợp lệ trong hoạt động của hợp tác xã. Việc thay đổi người đại diện của hợp tác xã là một thủ tục pháp lý quan trọng và cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật Việt Nam. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết trình tự, thủ tục và các hồ sơ cần thiết để thực hiện việc thay đổi người đại diện hợp tác xã theo quy định hiện hành.
Căn cứ pháp lý:
– Luật Hợp tác xã 2023;
– Nghị định 92/2024/NĐ-CP về đăng ký tổ hợp tác, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
1. Quy định pháp lý liên quan đến thay đổi người đại diện của hợp tác xã
– Khoản 1 Điều 47 Luật Hợp tác xã 2023 quy định hợp tác xã, phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã khi thay đổi một trong các thông tin quy định tại khoản 1, 2 và 5 Điều 45 của Luật này.
– Trong đó tại khoản 5 Điều 45 Luật Hợp tác xã 2023 quy định về nội dung giấy chứng nhận hợp tác xã bao gồm nội dung thông tin người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã.
– Ngoài ra theo khoản 1 Điều 48 Luật Hợp tác xã thì hợp tác xã phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh khi có thay đổi thông tin thành viên chính thức.
Như vậy có thể thấy rằng:
Khi hợp tác xã có sự thay đổi về người đại diện theo pháp luật, việc này không chỉ là một thay đổi nội bộ mà bắt buộc phải được đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có giá trị pháp lý và được công nhận chính thức sau khi cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký thay đổi.
Do đó, hợp tác xã không được tự ý tiến hành hoạch thực hiện các giao dịch với tư cách pháp nhân mới khi chưa hoàn tất thủ tục đăng ký này.
Tại sao cần thay đổi người đại diện của hợp tác xã?
2. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã
Điều 39 Nghị định 92/2024/NĐ-CP về đăng ký tổ hợp tác, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
a. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hợp tác xã được ký bởi: Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc.
Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hiện tại cũng đồng thời là người đại diện theo pháp luật đang được thay đổi, thì người ký Giấy đề nghị phải là người mới được bầu giữ chức vụ Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc tương ứng.
b. Biên bản họp Đại hội thành viên ghi nhận việc thay đổi người đại diện theo pháp luật (bản chính hoặc bản sao).
c. Nghị quyết của Đại hội thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật (bản chính hoặc bản sao).
d. Danh sách và thông tin của người đại diện theo pháp luật mới:
– Đối với người Việt Nam: cung cấp danh sách kèm theo số định danh cá nhân.
– Đối với người nước ngoài: cung cấp danh sách kèm theo bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.
3. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một nội dung quan trọng trong quá trình hoạt động của hợp tác xã. Để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và duy trì sự ổn định trong hoạt động quản lý, hợp tác xã cần tuân thủ nghiêm túc các trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật hiện hành.
Căn cứ khoản 2 Điều 48 Luật Hợp tác xã 2023.
Thủ tục các bước như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ thay đổi người đại diện hợp tác xã.
Hợp tác xã phải gửi hồ sơ thông báo thay đổi đến cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi người đại diện.
Bước 02: Xử lý hồ sơ thay đổi người đại diện hợp tác xã.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ:
– Nếu hồ sơ hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã mới.
– Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan này phải có văn bản thông báo cho hợp tác xã nêu rõ những nội dung cần sửa đổi hoặc bổ sung.
– Trường hợp từ chối thực hiện thay đổi, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.
Thời hạn thực hiện:
Nộp hồ sơ: Trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi người đại diện hợp tác xã theo pháp luật.
Giải quyết hồ sơ: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Như vậy việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã cần thực hiện đúng quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định như trên. Trong thực tế, không ít hợp tác xã gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ, thực hiện đúng trình tự hoặc giải quyết các tình huống phát sinh. Vì vậy trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, hợp tác xã nên liên hệ với cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc tìm đến các đơn vị tư vấn pháp lý để được hỗ trợ kịp thời và chính xác.
Câu hỏi thường gặp:
1. Ai có quyền quyết định thay đổi người đại diện của hợp tác xã?
Hội đồng quản trị là cơ quan có quyền quyết định việc bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã, trừ khi điều lệ quy định quyền này thuộc về Đại hội xã viên.
2. Thay đổi người đại diện có cần thông báo cho cơ quan thuế không?
Không cần nộp hồ sơ riêng cho cơ quan thuế. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thay đổi, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tự động cập nhật thông tin cho cơ quan thuế.
3. Hợp tác xã có phải khắc lại con dấu sau khi thay đổi người đại diện không?
Trường hợp nếu con dấu cũ có thông tin tên người đại diện cũ thì khắc lại dấu mới. Nếu con dấu không ghi tên người đại diện thì không bắt buộc.
